Dalam menjalin komunikasi bisnis, terdapat hal yang menjadi penting untuk diperhatikan. Salah satunya adalah menjalin proses komunikasi bisnis yang baik. Mengacu pada Haase, 2013 dalam The Management Study Guide, komunikasi bisnis lebih berorientasi pada hasil atau tujuan.
Daftar isi
6 Proses Komunikasi Bisnis yang Baik dan Benar
Untuk itu, perlu terjalin proses yang baik sebagaimana berikut alurnya versi Bovee and Thill:
1. Penggalian Ide oleh Pengirim Pesan
Proses pertama yang dilalui adalah ide yang dimiliki oleh sang pengirim pesan. Pada tahapan ini merupakan tahap awal yang harus dilalui agar komunikasi bisnis dapat terjadi. Ide tersebut dapat berupa data yang belum diolah menjadi suatu pesan. Dapat dikatakan pula bahwa proses atau tahapan ini bisa disebut pencarian hingga penemuan ide.
Dalam proses mencari ide atau brainstorming diperlukan rasa kepekaan terhadap lingkungan sekitar. Dalam menjalin komunikasi bisnis pun tidak dapat terhindarkan dari tahap awal yang sudah banyak dikenal dan digunakan masyarakat. Proses atau tahapan ini juga dapat disebut sebagai proses penemuan ide yang belum matang.
2. Pengubahan Ide Menjadi Informasi atau Pesan
Tahapan yang kedua setelah berhasil menggali ide yang akan dikomunikasikan adalah pengubahan ide menjadi pesan. Dalam proses ini pula pengirim akan memikirkan cara yang efektif untuk menyampaikan ide. Tentu saja hal ini nantinya dihubungkan dengan tujuan agar penerima pesan dapat memahami informasi yang akan disampaikan.
3. Penyampaian Pesan oleh Pengirim
Tahapan ini menjadi hal yang krusial, dimana targetnya pengirim harus menyampaikan pesannya secara baik agar dapat dipahami oleh sang penerima. Hanya saja, pastikan sebelumnya pengirim pesan harus mengetahui media apa yang efektif digunakan dalam proses komunikasi bisnis ini. Terdapat banyak sekali pilihan yang dapat dicoba, mulai dari penyampaian secara langsung atau tidak langsung.
4. Penerimaan Pesan
Prose selanjutnya adalah penerima pesan menerima informasi yang diberikan oleh pengirim. Tahapan ini juga tidak kalah pentingnya, masih berhubungan dengan tahap penyampaian pesan. Proses penerimaan pesan ini dapat dilakukan dengan membaca, melihat, mendengar, atau bahkan merasakan. Hal ini bergantung pada media yang dipilih pengirim pesan untuk menyampaikannya.
5. Penafsiran Isi Pesan
Proses kelima yang dibahas oleh Bovee dan Thill adalah penafsiran isi pesan. Setelah menangkap informasi yang diberikan oleh pengirim, pesan tersebut akan diproses oleh penerima pesan. Tidak terelakkan apabila dalam proses ini memerlukan sedikit waktu untuk dapat memahami isi pesan yang dimaksud. Dalam hal ini juga berkaitan dengan tujuan komunikasi bisnis.
Dalam proses penafsiran isi pesan, selain memerlukan waktu yang tidak singkat juga membutuhkan pemahaman lebih lanjut. Untuk itu, proses komunikasi menjadi hal yang penting agar dapat diproses dengan baik. Salah satu tujuannya adalah agar tidak terjadi miskomunikasi atau bahkan salah dalam menafsirkan isi pesan.
6. Pemberian Umpan Balik
Proses atau tahapan yang terakhir adalah memberikan umpan balik atau feedback dari informasi atau pesan yang disampaikan oleh pengirimnya. Penerima pesan dapat melakukan cross check atau tanggapan dari apa yang sudah ditangkap. Tahapan ini dapat dipengaruhi oleh adanya pengetahuan atau bahkan keyakinan yang dimiliki oleh orang yang menerima pesan.
Dalam menjalin proses komunikasi bisnis, proses diatas cukup penting untuk menjadi perhatian penuh. Salah satu tujuannya adalah agar tidak salah dalam menjalin komunikasi dan memperoleh hasil efektif sesuai yang diinginkan. Tak dapat dipungkiri, hambatan pasti ada namun saat melakukan sesuai tahapan maka akan meminimalisasi resiko buruk yang mungkin nantinya akan terjadi.